پرش به محتوا 
دفتر پلنر؛ بهترین انتخاب برای مدیریت برنامه‌های روزانه به روش GTD
در دنیای پرمشغله امروز، مدیریت زمان اهمیت بالایی دارد و به همین خاطر دفترهای پلنر توانسته‌اند جایگاهی ویژه در بازار پیدا کنند. یکی از روش‌های موثر برای رسیدن استفاده از پلنر روزانه، سیستم برنامه‌ریزیGTD است که مراحلی دقیق برای انجام فعالیت‌های شما تنظیم می‌کند. برنامه‌ریزی با این سیستم کار ساده‌ای است و در این صفحه مراحل انجام آن را به شما آموزش می‌دهیم.
منظور از مدیریت زمان با پلنر به روش GTD چیست؟
در پاسخ به سوال پرتکرار روش GTD چیست، باید بگوییم که این روش از پنج مرحله اصلی تشکیل شده است که شامل جمع‌آوری، پردازش، سازماندهی، بازبینی و انجام هستند. در حقیقت مدیریت زمان با پلنر به روش GTD یک فرآیند سازماندهی است که به شما اجازه می‌دهد تا وظایف خود را به شکل کارآمد انجام دهید. مطابق با اصول این سیستم شما باید تمامی کارهای روزانه، پروژه‌ها و اهداف خود را به‌وضوح در یک پلنر یادداشت کنید و سپس مرحله‌به‌مرحله برای اجرای آن‌ها اقدام کنید. در ادامه مراحل برنامه‌ریزی به سبک GTD را به شما ارائه می‌کنیم.
جمع‌آوری اطلاعات؛ اولین مرحله از مدیریت زمان با پلنر
در این مرحله، شما باید تمامی کارها و وظایفی که به ذهنتان می‌رسد را در دفتر پلنر بنویسید. دفترهای پلنر روزانه این فضا را برای شما فراهم می‌کنند تا به‌راحتی بتوانید تمامی وظایف خود را یادداشت کنید و از ذهن خود بیرون بیاورید.
برخی از اطلاعاتی که باید یادداشت کنید عبارتند از:
- فعالیت‌های روزانه
- فعالیت‌های شغلی
- تکالیف مدرسه یا دانشگاه
- محصولاتی که قصد خرید آن‌ها را دارید
- فعالیت‌های مربوط به بهداشت و زیبایی
- تاریخ‌های مهم
- اهداف شغلی، ورزشی و تحصیلی
پردازش اطلاعات و تصمیم‌گیری
شما باید تمامی اطلاعاتی که داخل دفتر پلنر نوشته‌اید را بررسی کنید و از خود بپرسید که آیا واقعا می‌خواهم چنین کاری را انجام دهم؟ اگر پاسختان به این سوال مثبت است، باید از دسته‌بندی‌هایی خاص برای آن‌ها استفاده کنید.
دسته‌بندی‌های اصلی فعالیت‌ها در اینجا عبارتند از:
- فعالیت‌هایی که نیاز به اقدام فوری دارند
- کارهایی که می‌توان به دیگران سپرد
- اهدافی که باید برای آن‌ها برنامه‌ریزی بلندمدت کرد
- فعالیت‌هایی که باید آن‌ها را به تعویق انداخت
سازماندهی وظایف؛ سومین مرحله از برنامه‌ریزی با پلنر به سبک GTD
اطلاعات گردآوری‌شده را باید بررسی و فیلتر کنید. در این مرحله می‌توانید از ماژیک هایلایتر یا خودکار قرمزرنگ برای اولویت‌بخشی به فعالیت‌هایتان استفاده کنید. هدف از انجام این کار، تصمیم‌گیری بهتر و مدیریت زمان با پلنر است. شما می‌توانید از جدول زیر به‌عنوان راهنمای استفاده از پلنر کمک بگیرید.
| عنوان بخش | توضیحات |
| تقویم | برای کارهایی که تاریخ مشخص دارند از بخش تقویم‌های روزانه یا هفتگی استفاده کنید. این کار به شما اجازه می‌دهد تا وظایفتان را سروقت انجام دهید |
| لیست‌ها | برای کارهای روزانه و هفتگی، می‌توانید از چک‌لیست‌ها استفاده کنید. می‌توانید برای هر روز یا هر هفته لیست جدیدی ایجاد کنید و کارهایی را که باید انجام دهید، یادداشت کنید و پس از انجام آن‌ها را تیک بزنید |
| برچسب‌ها و کدهای رنگی | می‌توانید از برچسب‌ها یا رنگ‌های مختلف برای دسته‌بندی وظایف استفاده کنید. به‌این‌ترتیب، کارهای فوری، مهم و قابل‌انجام در آینده به‌راحتی قابل‌تشخیص خواهند بود |
بازبینی دوره‌ای لیست‌های پلنر
با استفاده از دفتر پلنر، می‌توانید به‌طور منظم برنامه‌ها و اهداف خود بازبینی کنید و از عدم فراموشی کارها مطمئن شوید. همچنین بازبینی منظم به شما این امکان را می‌دهد تا تغییرات لازم را در برنامه‌هایتان ایجاد کنید و همواره در مسیر درست برای اجرای فعالیت‌ها قرار بگیرد. به‌علاوه اگر فعالیتی ناتمام باقی‌مانده است، در این مرحله می‌توانید آن را به‌عنوان اولویت جدید خود تنظیم کنید.
انجام‌دادن کارها؛ آخرین مرحله از مدیریت زمان با پلنر به سبک GTD
در مرحله نهایی روش GTD، نوبت به انجام کارها می‌رسد. وقتی که کارها به‌درستی سازماندهی و اولویت‌ها مشخص شدند، باید شروع به اجرای آن‌ها کنید. در اینجا یک دفتر پلنر به شما اجازه می‌دهد تا تمرکز خود را حفظ کنید و کارها را به ترتیب اولویت انجام دهید. همچنین شما می‌توانید در دفتر پلنر، یک بخش خاص به‌عنوان فهرست کارهای امروز داشته باشید که شامل تمام فعالیت‌هایی است که باید در همان روز انجام دهید. با کمک این فهرست بدون هیچ‌گونه اتلاف وقت کارهایتان را انجام خواهید داد.
بهترین پلنر برای مدیریت زمان به سبک GTD باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
برای استفاده بهینه از سیستم GTD، انتخاب یک دفتر پلنر مناسب ضروری است. یک پلنر مناسب باید ویژگی‌هایی داشته باشد که شما را در مسیر سازماندهی هرچه بهتر کارها همراهی کند تا بتوانید به تمامی به اهداف خود برسید.
برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک دفتر پلنر برای برنامه‌ریزی به سبک GTD عبارتند از:
- فضای کافی برای یادداشت‌برداری: پلنر باید به‌اندازه کافی فضا برای یادداشت کارها و اهداف داشته باشد تا شما بتوانید همه موارد را به‌وضوح در آن ثبت کنید
- امکان دسته‌بندی: پلنر باید امکان دسته‌بندی کارها و پروژه‌ها را برایتان فراهم کند
- تقویم منظم: داشتن یک تقویم منظم برای ثبت تاریخ‌های مهم و زمان‌های تعیین‌شده برای انجام کارها یکی از ویژگی‌های ضروری است
- صفحات چک‌لیست: در پلنر باید صفحاتی مخصوص برای ارزیابی پیشرفت در نظر گرفته شده باشند تا شما بتوانید برنامه‌های خود را به‌طور منظم بازبینی کنید
- قابلیت حمل آسان: پلنر باید سبک و قابل‌حمل باشد تا شما بتوانید آن را در هر زمان و مکانی با خود به همراه داشته باشید
کالک استایل؛ بهترین مرجع برای خرید دفتر پلنر مناسب برای GTD
اگر به دنبال خرید یک دفتر پلنر مناسب برای استفاده از سیستم GTD هستید، محصولات برند کالک استایل می‌توانند تمام نیازهای شما را برطرف کنند. ما در شرکت کالک استایل مجموعه‌ای کامل از انواع دفترهای پلنر را برای شما طراحی کرده‌ایم. تمامی محصولات ما دارای طراحی اختصاصی هستند و مطابق با اصول برنامه‌ریزی و مدیریت زمان طراحی شده‌اند. شما می‌توانید برای مشاهده دفاتر پلنر و ثبت سفارش خرید آن‌ها از دسته‌بندی‌های بالای همین صفحه از سایت ما استفاده کنید.
سوالات متداول
چرا باید از پلنر برای روش GTD استفاده کنیم؟
دفتر پلنر به شما اجازه می‌دهد تا کارهای خود را به‌طور سازمان‌دهی‌شده و منظم پیگیری کنید. این روش می‌تواند استرس شما را کاهش دهد و تمرکزتان را نیز افزایش دهد.
آیا استفاده از پلنر تنها به مدیریت کارهای روزانه محدود است؟
خیر؛ پلنر به شما این امکان را می‌دهد که هم کارهای روزانه و هم پروژه‌های بلندمدت خود را برنامه‌ریزی و مدیریت کنید.
آیا روش GTD برای همه مناسب است؟
بله؛ این روش برای تمام کسانی که می‌خواهند کارهای خود را به‌طور موثر و منظم انجام دهند، مناسب است.
