پرش به محتوا 
زندگی همه ما این روزها سرشار از آشفتگی و بی‌نظمی است. این آشتفگی به دلیل استفاده زیاد از تکنولوژی، زندگی در عصر ارتباطات و بمباران اطلاعات است که در نهایت باعث میشوند نتوانیم به اتمام کارهای ناتمام برسیم.
کارهای ناتمام مانند فیلمی که از وسط رها شده است، ذهن ما را درگیر میکند و به ما احساس ناکافی بودن میدهد. همین احساس کافی است تا نتوانیم بقیه کارها را حتی شروع کنیم! خوب است بدانید اتمام کارهای ناتمام باعث ترشح هورمون دوپامین در بدن میشود که نهایت احساس خوشحالی و کارآمدی به فرد القا میکند.
برای اتمام کارهای ناتمام تنها چیزی که نیاز است، یک برنامه ریزی خوب و دقیق است. برنامه ریزی خصوصا وقتی یک پلنر روزانه جذاب داشته باشید، به شما کمک میکند به جای اتلاف وقت، به انجام کارهایتان بپردازید و در انتهای روز حس خوبی به عملکرد روزانه تان داشته باشید.
مشک اصلی برنامه ریزی افراد این است که نمیدانند چطور یک برنامه خوب و کارآمد بنویسند که بتوانند در طول روز به آن پایبند باشند. با ما در کالک استایل همراه باشید تا یکی از بهترین تکنیک‌های برنامه ریزی برای اتمام کارهای ناتمام به نام GTD را بررسی کنیم.
تاثیر روش GTD برای اتمام کارهای ناتمام
روش GTD که مخفف عبارت Getting things done میباشد، به معنای راهکاری برای تمام کردن کارهاست. این تکنیک که توسط دیوید آلن، مشاور بهره وری آمریکا تدوین شده است، در یک کتاب با همین نام معرفی و آموزش داده شده است. در ادامه این مقاله، کالک استایل این کتاب را به طور خلاصه برای شما تعریف میکند و تکنیک‌هایش را به شما آموزش میدهد.
یادگیری تکنیک GTD برای اتمام کارهای ناتمام در 5 مرحله
مرحله اول: دودستی بچسب
اولین مرحله برای انجام این تکنیک، با نام “دودستی بچسب” در کتاب آمده است. این مرحله به شما میگوید یک کاغذ بردارید و تمام کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید. مهم نیست این کار مهم است یا بی اهمیت؛ مهم این است که باید انجام شود.
همه همه کارهایی که باید انجام شود را بنویسید و به آنها نگاه کنید. در این مرحله مغز شما تخلیه اطلاعات شده است و شما میتوانید به راحتی برای انجام کارها برنامه ریزی کنید. در ادامه اگر کار جدیدی برای انجام به ذهنتان رسید به لیست اضافه کنید.
حتی کوچکترین کارها مانند مرتب کردن تخت خواب، مصرف قرص‌ها و ویتامین‌ها، شستشوی ظرف های کثیف و … باید در این لیست نوشته شوند. وقتی برای اولین بار این مرحله را انجام میدهید ممکن است وقت زیادی از شما بگیرد، اما نگران نباشید. این مرحله به مرور زمان کمرنگتر میشود و زمان کمتری میطلبد.
مرحله دوم: روشنگری
در این مرحله شما لیستی بلند برای اتمام کارهای ناتمام دارید که نمیدانید برای انجام آنها باید از کجا شروع کنید. برای بررسی راحت تر، یک صفحه جدید از پلنر خود را باز کنید و تمام کارهایی که در صفحه قبل نوشته بودید به ترتیب اولویت بنویسید. دقت کنید هیچ یک از کارها از قلم نیوفتد و همه آنها دقیقا به لیست جدید منتقل شوند.
قبل از وارد کردن هر کار به لیست جدید، از خودتان بپرسید آیا این کار انجام شدنی است؟ اگر پاسخ بله بود آن را یادداشت کنید و اگر پاسخ خیر بود، میتوانید یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید و انجام دهید:
- اگر واقعا به انجام آن کار نیازی ندارید، آن را یادداشت نکنید.
- اگر فکر میکنید این کار در آینده قابل انجام خواهد بود، آن را در یک صفحه جدا یادداشت کنید.
- اگر درباره این کار مطمئن نیستید، ابتدا بقیه لیست را آماده کنید و در انتها دوباره این کار را بررسی کنید.
پس از آمده شدن این لیست باید برای انجام آنها اقدام کنید. ابتدا کارهایی که کمتر از 2 دقیقه طول میکشند را انجام دهید. سپس تکلیف کارهایی که قابلیت برون سپاری دارند را تعیین کنید. پس از این دو مرحله به سراغ اتمام کارهای ناتمام بروید و کار جدیدی را شروع نکنید.
مرحله سوم: سازماندهی
در این مرحله لیست کارها باید سازماندهی شود. به این منظور باید کارهایتان را به 3 دسته تقسیم کنید:
- لیست اقدامات: در این لیست دقیق باید یادداشت کنید چه کارهایی را باید انجام دهید یا به اتمام کارهای ناتمام بپردازید. در ادامه شروع به انجام کنید.
- لیست انتظارات: در این لیست باید کارهای دو مرحله ای را یادداشت کنید. یعنی مثلا برای انجام ورزش روزانه تان، منتظر ساعت باز شدن باشگاه هستید. یا مثلا برای خوردن ویتامین هایتان باید تا بعد از صرف نهار صبر کنید.
- لیست پروژه ها: در این لیست کارهایی را بنویسید که برای انجام آنها باید اقدامات کوچکتری انجام دهید و انجاک یکباره آنها امکان پذیر نیست.
مرحله چهارم: تفکر و بررسی
حالا وقت آن است که کمی به لیست خود نگاه کنید و کارهایتان را بررسی کنید. کارهای حذف شده را نیز بررسی کنید و فکر کنید وقتی در مغز شما بودند چقدر حواستان را پرت خود میکردند؛ در حالی که انجام آنها ضروری نبود و در آینده نیز قابل انجام بودند.
به اتمام کارهای ناتمام فکر کنید و بررسی کنید اتمام آنها چقدر خیالتان را راحت میکند و به شما کمک میکند با مغزی باز و آرام به بقیه کارها بپردازید.
مرحله پنجم: اقدامات اصلی را شروع کنید.
حالا شما آماده شروع کارها و اتمام کارهای ناتمام هستید. در این شرایط شما با یک لیست مرتب و اولویت بندی شده طرف هستید که بهتان کمک میکند تصمیم بگیرید کارها را از کجا شروع کنید و کدام کارها را اصلا شروع نکنید.
با این لیست دیگر سردرگمی و آشفتگی معنایی ندارد و شما قادر خواهید بود با ذهنی آرام و سازماندهی شده به انجام کارها بپردازید.
جمع بندی
انجام تکنیک GTD بدون داشتن یک دفتر پلنر زیبا و کاربردی امکان پذیر نخواهد بود. شما میتوانید در کالک استایل پلنرهای مختلف را ببینید و هرکدام که برای شما کارآمدتر بود تهیه کنید. با یک پلنر شخصی سازی شده میتوانید برنامه ریزی و اتمام کارهای ناتمام خود را دقیق‌تر و سریع‌تر انجام دهید.
