اگر به این مقاله رسیده اید، احتمالاً در برنامه ریزی روزانه چندان خوب نیستید؛ درست است؟ خیلی از ما همینطور هستیم. طبیعی است. ما با توانایی برنامه ریزی، سازماندهی و بهره وری به دنیا نیامده ایم. اما داشتن توانایی بهبود و برنامه ریزی امور، مهارت بسیار گرانقدری است. پس بیایید به اهمیت برنامه ریزی روزانه و نحوه اِعمال آن نگاهی بیندازیم.
استفاده از پلنر روزانه به شما کمک میکند تا با سازماندهی وظایف و برنامهها، بهرهوری بیشتری داشته باشید و زندگی خود را با نظم بهتری پیش ببرید. پلنر به شما امکان میدهد تا تمامی فعالیتهای روزانه را مکتوب کنید، از وظایف کوچک تا اهداف بلندمدت، و این کار باعث میشود که تمرکز بیشتری داشته باشید و کارها را بهتر به انجام برسانید. علاوه بر این، پلنر روزانه به شما کمک میکند تا زمان خود را به صورت بهینهتری مدیریت کنید، زیرا میتوانید اولویتها را مشخص کرده و به طور منظم بر روی مهمترین کارها تمرکز کنید.
مزایای کاربردی استفاده از پلنر روزانه
- کاهش استرس و اضطراب: با نوشتن تمامی وظایف در پلنر، ذهن شما از بار اضافی حفظ اطلاعات آزاد میشود و احساس آرامش بیشتری پیدا میکنید.
- افزایش تمرکز: برنامهریزی روزانه باعث میشود که تمرکز خود را بر روی مهمترین وظایف حفظ کنید و از انجام کارهای بیاهمیت یا وقتگیر خودداری کنید.
- احساس موفقیت: تیک زدن کارهای انجامشده در پایان روز، انگیزه شما را تقویت کرده و احساس موفقیت و بهرهوری را افزایش میدهد.
- پیگیری پیشرفت: با استفاده منظم از پلنر، میتوانید پیشرفت خود را در مسیر دستیابی به اهداف پیگیری کنید و عملکرد خود را بهتر ارزیابی کنید.
- بهبود مدیریت زمان: پلنر روزانه به شما امکان میدهد زمانبندی دقیقی برای هر کار ایجاد کنید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید.
چرا برنامه ریزی روزانه بسیار مهم است؟
بنجامین فرانکلین با جمله معروف “با نداشتن برنامهریزی، شما در حال برنامهریزی برای شکست هستید” به اهمیت برنامهریزی و آمادگی برای موفقیت اشاره میکند. این جمله در واقع یک حقیقت اساسی درباره مدیریت زمان و هدفگذاری است. فرانکلین، یکی از بنیانگذاران ایالات متحده، فردی بود که تمام زندگیاش را بر اساس برنامهریزی دقیق بنا کرده بود. او باور داشت که بدون برنامهریزی، ما کنترل زندگی خود را از دست میدهیم و احتمال شکست بیشتر میشود.
وارد کردن برنامه ریزی روزانه به روال ثابت زندگی، کاری آسان و در عین حال ضروریست و باعث می شود در زندگی تعادل داشته باشیم. برنامه روزانه این امکان را می دهد که زمانی را که برای کار می گذرانید و زمانی را که برای هر چیز دیگری در اختیار دارید به وضوح از هم جدا کنید و اگر هم کار و زندگی تان در هم تنیده باشند (مثلا کار در منزل داشته باشید) این امر بسیار مهم تر می شود.
- برنامه ریزی استرس را به شدت کاهش می دهد: دانستن این که در ادامه روز با چه مواردی قرار است سر و کار داشته باشید و برنامه ای برای رسیدن به آنها، به شدت استرس را کاهش می دهد.
- برنامه ریزی به شما امکان میدهد خودتان را ارزیابی کنید: داشتن برنامه به شما امکان میدهد تحلیل کنید که آیا امورات و اولویت ها آنطور که نیاز است پیش می رود یا نیاز به بازبینی دارد؟ این باعث می شود به ویژگی های مثبت و منفی کارهایتان پی ببرید و ببینید مثلا در ابتدای هفته و انتهای روز در چه کارهایی بهتر هستید و در چه کارهایی ضعیف تر و اینکه ببینید کدام کارها از آنچه تصور می کردید زمانبر تر بوده و چه کارهای زودتر تمام شده و به چه دلیل. همچنین خواهید دید که برای انجام برخی کارها برخی پیش نیازها مورد نیاز است و بدین ترتیب می توانید با اولویت دادن به آن کارها در زمان مناسب، پیش نیازهای آن کار را نیز به ترتیب یا موازی هم انجام دهید. مثلا برای فروش یک خودرو ابتدا باید چه کارهایی برای تهیه پول، انتخاب، و مشاوره انجام شوند و با خیال راحت تمام این قدم ها را به ترتیب بردارید.
- یک برنامه به شما کمک میکند که همواره آماده باشید: شاید نتوانید تمام موانعی را که ممکن است رخ دهند پیشبینی کنید، اما بخشی از برنامهریزی روزمره شما میتواند داشتن یک برنامه اضطراری برای موقعیتهای اضطراری و غیرمنتظره باشد. خود این موضوع به انجام درست کارها کمک شایانی می کند.
چگونه باید برنامه ریزی روزانه خود را انجام دهید؟
بستگی دارد! هر فرد به طور متفاوتی کار می کند، بنابراین، برنامه ریزی روزانه شما مانند خودتان منحصر به فرد خواهد بود. برخی از کارشناسان توصیه می کنند که باید تمام روز خود را بعدازظهر روز قبل برنامه ریزی کرده باشید، برخی دیگر ترجیح می دهند این کار را در اول صبح انجام دهند. تست کنید چه چیزی برای شما مفید است.
و اما خط زدن کارهای انجام شده… حس کاری که انجام شده بسیار لذت بخش بوده و حسی مشابه موفقیت است. پیروزی های کوچک، مهم و انگیزه دهنده هستند، بنابراین هر کاری که انجام می دهید خودش یک پیروزی کوچک است در راستای پیروزی های بزرگتر.
موردی که باید به طور ثابت در همه برنامه ریزی ها رخ دهد این است که اهدافتان را دقیق مشخص کنید. برای رسیدن به هر هدف نیاز به اقداماتی است و نیاز است آن اقدامات را مشخصا بنویسید. رعایت اولویت ها بسیار مهم است. اگر فقط دارید امروزتان را برنامه ریزی کنید، کارها نسبتا ساده تر و سبک تر خواهند بود ولی اگر تمام یک هفته را برنامه ریزی کنید به دلیل داشتن زمان بیشتر می توانید کارهای بزرگتر را بچینید.
فراموش نکنید که هر کاری سطح اهمیت و اولویت خاص خودش را دارد که باید بر اساس شرایطتان کارهای مهمتر، زودتر انجام شوند و برای هر کار نیز زمان مورد نیازش را تخمین بزنید و بهتر است کمی دست بالاتر بگیرید و اگر میسر بود روز دقیقی را برای اتمام هر کار تعریف کنید. این ضرب العجل تعریف کردن معمولا به انجام بهینه کارها کمک می کند. ولی اگر دیدید این ضرب العجل استرس مفید به شما برای انجام کار نمی دهد و صرفا استرس مضر برایتان دارد ضرب العجل را کنار بگذارید.
اگر تصمیم دارید برنامه ریزی هفتگی را دنبال کنید، مهم است که هر روز چند دقیقه وقت بگذارید تا پیشرفت خود را ارزیابی کنید و کارهایی را که باید در روز انجام دهید تجزیه و تحلیل کنید؛ اگر برنامه ریزی شما در مسیر درست است یا نیاز به اولویت بندی مجدد وظایف دارید سراغ تغییر تاریخ ها بروید. این کار به هیچ وجه ایرادی ندارد و به معنی شکست نیست. این صرفا یک بروزرسانی است.
نکات عملی برای شروع برنامه ریزی روزانه رو به صورت گام به گام
1. هدفگذاری دقیق و مشخص
- ابتدا اهداف روزانه، هفتگی و بلندمدت خود را مشخص کنید. این اهداف میتوانند شخصی یا کاری باشند. بهتر است اهداف خود را به شکلی تعیین کنید که قابل اندازهگیری و مشخص باشند.
نکته عملی: هر روز با تعیین حداقل یک هدف کلیدی شروع کنید.
2. تقسیم کارها به وظایف کوچکتر
- وظایف بزرگ و سنگین را به بخشهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. این کار نه تنها باعث کاهش استرس میشود، بلکه حس موفقیت را با هر بار انجام یک کار کوچک تقویت میکند.
3. تعیین اولویتها (اصل اولویتبندی)
- وظایف خود را براساس اولویت انجام دهید. کارهایی که بیشترین تأثیر را بر اهداف شما دارند، باید در صدر لیست قرار بگیرند. استفاده از ماتریس آیزنهاور (مهم/فوری) به شما کمک میکند که اولویتهای خود را بهتر تشخیص دهید. نکته عملی: کارهای مهم و با اولویت بالا را در زمانهای انرژیبخش روز انجام دهید.
4. اختصاص زمان مشخص برای هر کار
- برای هر وظیفه زمانبندی مشخصی تعیین کنید و سعی کنید به آن پایبند باشید. این کار به شما کمک میکند از اتلاف وقت جلوگیری کرده و بهرهوری را افزایش دهید. نکته عملی: از تکنیک پومودورو استفاده کنید (25 دقیقه کار متمرکز، سپس 5 دقیقه استراحت).
5. نوشتن برنامه به صورت روزانه
- برنامهریزی خود را به صورت مکتوب یا در پلنر روزانه یادداشت کنید. نوشتن وظایف به شما کمک میکند تا به صورت بصری همه کارها را در مقابل خود داشته باشید و تمرکز بیشتری پیدا کنید. نکته عملی: برنامهریزی را شب قبل انجام دهید تا صبح با برنامه مشخص بیدار شوید.
6. انعطافپذیری داشته باشید
- گاهی برنامهها بهدرستی پیش نمیروند، بنابراین باید انعطافپذیر باشید. اگر وظیفهای را نمیتوانید به پایان برسانید، آن را به زمان دیگری منتقل کنید. نکته عملی: 10 تا 15 درصد از برنامه روزانه را برای کارهای پیشبینینشده خالی بگذارید.
7. بازبینی و ارزیابی روزانه
- در پایان روز برنامه خود را مرور کنید و ببینید چه کارهایی انجام شده و چه مواردی باقی مانده است. این کار به شما کمک میکند در برنامهریزیهای آینده بهتر عمل کنید. نکته عملی: هر شب 5 دقیقه برای بازبینی برنامه روزانه صرف کنید.
8. پیگیری پیشرفت
- هر چند وقت یکبار عملکرد خود را ارزیابی کنید. آیا برنامههایتان به شما کمک میکنند به اهداف بلندمدت برسید؟ در صورت لزوم برنامهها را بازنگری کنید. نکته عملی: از ابزارهای پیگیری مانند اپلیکیشنهای مدیریت زمان استفاده کنید.
کارها، پروژه ها، رویه ها
درباره تفاوت این سه صحبت زیاد شده است. این سه در واقع سه نوع متفاوت مدیریت کردن هستند. اما گاهی ترکیب هر سه ایده آل خواهند بود تا کارهای خودتان یا تیم تان را رهبری کنید.
از جمله ابزارهایی که اجازه می دهند حس انجام و پیشبرد کارها و موفقیت را به خوبی داشته باشید و تقسیم بندی های مورد نیازتان را به صورت خوش رنگ و لعاب داشته باشید دفاتر برنامه ریزی با طراحی های زیبا هستند. طراحی های تک رنگ یا یکنواخت و طرح های که با حس زیباشناختی مطابقت ندارند ممکن است تا حدی باعث شوند حوصله شما سر برود. زیرا این ابزارها مکررا هر روز مورد استفاده و مقابل دیدگان شما هستند.